Wenn Sie vor der Frage stehen, wie Sie die immer weiter zunehmenden Aufgaben noch bewerkstelligen können, so ist frühzeitiges Handeln sinnvoll. Um der Frage auf den Grund zu gehen, welche Aufgaben und Angebote weiterhin zum Grundauftrag gehören und wo gegebenenfalls losgelassen werden muss, bietet sich die Portfolio-Analyse an. Dieses Instrument visualisiert die Angebotspalette in verschiedener Hinsicht und hilft, Prioritäten zu setzen. Selbstverständlich wäre es ideal, die Priorisierung von Angeboten entlang einer Strategie vorzunehmen.
Um mit der Portfolio-Analyse beginnen zu können, müssen auf einer Matrix zuerst die beiden X und Y-Achsen benannt werden, gemäss welchen die Angebote beurteilt werden sollen. Dies könnten beispielsweise «Legitimation» und «Nachfrage» oder auch «Legitimation» und «Ressourcenbedarf» oder auch andere Kriterien sein.
Sind diese Achsen bestimmt, werden die Angebote aufgelistet, die überprüft werden sollen. Vielleicht nutzen Sie für diese Portfolio-Analyse ein Besprechungszimmer und markieren auf dem Boden mit einem Abdeckband ein grosses Quadrat und bezeichnen die beiden Achsen, X-Achse unten und Y-Achse auf der linken Seite mit den ausgewählten Kriterien. Jedes Angebot wird auf einen Zettel geschrieben.
Nun gilt es, jedes Angebot hinsichtlich dieser beiden Achsen in der Matrix zu positionieren. Wenn Sie nun Angebot um Angebot auf dem Boden platzieren, dann wird sich ein Bild ergeben, das eine hohe Aussagekraft hat.
Wird das ganze Feld in vier Quadranten unterteilt, dann beinhaltet der Quadrant oben rechts die Angebote, die gefragt sind und über eine hohe Legitimation verfügen. Angebote, die oben links positioniert sind, vertragen etwas mehr Legitimation. Hier wäre tendenziell zu investieren. Links unten sind jene Angebote, die hinterfragt oder – wenn diese neu sind – in die gezielt investiert werden muss. Grundsätzlich ist es gut, für jedes Angebot zu bestimmen, ob es an seinem Ort belassen werden soll oder ob Massnahmen nötig und sinnvoll sind.
Die Portfolio-Analyse hilft die Frage der Ressourcenverteilung zu klären. Bei Massnahmen, die in Frage gestellt werden, bedeutet dies nicht immer gleich die Abschaffung. Es kann durchwegs eine neue Investition oder eine Übergabe an eine andere Organisation bedeuten. Was auf jeden Fall resultiert, sind Entscheidungsgrundlagen, wie die Prioritäten gesetzt werden sollen. Nun ist einfach noch Mut erforderlich, konkret zu werden. Entscheide bringen neue Freiheiten und bauen den Druck ab.